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Scannen von Dokumenten, z.B. Zeugnissen, zum Versand per E-Mail, z.B. in einer Bewerbungsmappe für eine E-Mail-Bewerbung

Wie erstelle ich eine dateigrößenoptimierte E-Mail-Bewerbungsmappe mit Zeugniskopien?

Letzte Neuigkeiten:

Die "Ausgabe vom 16.07.2007" (s.u.) ist z.T. schon wieder überholt.

Die Druckergebnisse der Bewerbungsmappen auf älteren Laserdruckern waren einfach zu schlecht (insbondere beim Druck mit 300 dpi), bei moderneren Laserdruckern sind die Ergebnisse vielleicht gerade noch tolerierbar (bei 600 dpi) (sehr grenzwertig). Das hängt mit der Rasterung von Grauwerten zusammen.

Die neue Strategie heißt jetzt: Scannen mit 300 dpi, Schwarz/Weiß, Schwarz-Weiß-Schwellwert 126, Sanner-Ausgabeformat TIFF.
Damit bekommt man gleich gute Ergebnisse bei der Anzeige der E-Mail-Bewerbungsmappe auf dem Bildschirm mit Adobe-Reader und beim drucken auf einem Laserdrucker (selbst bei 300 dpi), denn die kritischen Grauwerte werden vermieden.

Die neuesten Erkenntnisse sind in je einem Kochbuch für MS Word und OpenOffice Writer auf der Seite Kurzanleitungen, "Kochrezepte" zu Internetbewerbung, E-Mail-Bewerbung, E-Mail-Bewerbungsmappe zusammengefasst. Hier ist auch ein Verfahren beschrieben, damit man mit MS Word (für MS Office Versionen kleiner gleich Office 2003 Service Pack 2) reproduzierbar gleichmäßige Druckergebnisse als PDF-E-Mail-Bewerbungsmappe bekommt.

Es dauert noch eine Weile, bis ich eine neue Ausgabe der "langen Version" meines Artikels veröffentlichen kann. Da sind größere Änderungen erforderlich (s.o.). Deshalb bitte solange mit den Kurzanleitungen, "Kochrezepte" zu Internetbewerbung, E-Mail-Bewerbung, E-Mail-Bewerbungsmappe vorlieb nehmen.

Auf der Seite Kurzanleitungen, "Kochrezepte" zu Internetbewerbung, E-Mail-Bewerbung, E-Mail-Bewerbungsmappe sind auch zwei nützliche Kurzanleitungen zu finden. Eine allgemeinere für die Internetbewerbung und ein speziellere, die auf die besonderen Probleme bei E-Mail-Bewerbungen eingeht.

Ausgabe vom 16.07.2007

von RG

Bei E-Mail-Bewerbungen besteht oft die Notwendigkeit Zeugnisse einzuscannen und in eine Bewerbungsmappe einzubinden, die dann als Anhang zur E-Mail-Bewerbung mitgeschickt werden soll.

Die E-Mail-Größe einer E-Mail-Bewerbung - mit einer Bewerbungsmappe als Anhang - sollte aber typischerweise 1 MB (1024 KB) nicht überschreiten. Ohne besondere Maßnahmen wird diese Grenze extrem schnell überschritten.

So ist z.B. allein mein Arbeitszeugnis von 4 DIN A4 Seiten, eingescannt im JPG-Format (Qualitätsstufe 70) (das JPG-Format liefert beim Scannen zunächst die kleinsten Dateigrößen) mit einer Auflösung von 200 dpi und gedruckt als PDF-Dokument, 1.978 KB groß.

Durch die Transportkodierung (base64) steigt die Dateigröße während des Versands als E-Mail(-Anhang) um ca. den Faktor 1,37 auf etwa 2.710 KB an.

Eine Verminderung der Qualitätsstufe auf z. B. 40 (kleinere JPG-Dateien als Qualitätsstufe 70) erzeugt beim ausdrucken sogar eine PDF-Datei von 2.071 KB (Größe als E-Mail-Anhang: ca. 2.838 KB).

D.h. das JPG-Format ist sicher nicht geeignet. Es bringt uns der Lösung nicht näher.
Man wundert sich hier auch, warum das passiert.

 
Was kann man nun tun um die Dateigrößen der Scans - auch mehrerer Zeugnisse - signifikant zu verringern, damit sie in eine E-Mail-Bewerbungsmappe von maximal ca. 750 KB ( * 1,37 (Faktor der Transportkodierung) = 1.028 KB = ca. 1 MB) hineinpassen?

Dass sogar bis zu 13 Zeugnisseiten beim Standardverfahren in eine E-Mail-Bewerbungsmappe hineinpassen!
 
(Es wäre hier sowieso zu raten, weniger Zeugnisse in die Berwerbungsmappe zu packen. So viel Informationen schrecken Personalabteilungsmitarbeiter eher ab.)

 

Langform (vollständiger Artikel)

Ich zeige in dem Artikel 'Scannen von Dokumenten, z.B. Zeugnissen, zum Versand per E-Mail (123 Seiten,  5,7 MB !)' detailliert, reich bebildert (deshalb ist der Artikel auch so groß gworden), Schritt für Schritt,

• wie man Dokumente (Zeugnisse) am SURF1-PC bei myself e. V., mit dem dort vorhandenen Scanner (CanoScan LiDE 60), einscannt.
   
  Nur für Mitglieder von myself e.V.
  Der Artikel oben wurde in erster Linie für myself e. V. Mitglieder verfasst, denen der Scanner oben zugänglich ist. Daher müssen Nichtmitglieder, oder Mitglieder die nicht bei myself e. V. scannen wollen, die Erläuterungen auf den ihnen zur Verfügung stehenden Scanner sinngemäß umsetzen.

• wie man die gescannten Dokumente nachbearbeitet, damit sie möglichst klein werden, damit sie später effektiv, d.h. platzsparend, in einem PDF-Dokument gedruckt werden können

• wie man sich PDF-Dokumente erzeugen kann, in denen die Scans aller Seiten eines Zeugnisses enthalten sind, die man sich bei Bedarf zu Hause am PC ausdrucken kann, ohne jedes mal in einem Copy-Shop neue Zeugniskopien für eine normale (Papier-) Bewerbungsmappe machen zu müssen

• wie man die nachbearbeiteten (d.h. in der Größe reduzierten (s.o.)) Seitenscans seitenfüllend, im Originalformat (DIN A4), in eine mit MS-Word erstellte E-Mail-Bewerbungsmappe einbindet

• wie man aus der MS-Word E-Mail-Bewerbungsmappe ein PDF-Dokument erstellt.

und was man weiter tun kann, falls beim Standardverfahren immer noch zu große PDF-Dokumente entstehen.

Der Artikel enthält auch sehr wichtige Hinweise, die beim verschicken von E-Mails, besonders bei E-Mail-Bewerbungen zu bedenken sind.

Sonst landet die Bewerbung evtl. gleich im Papierkorb, weil z.B. in der PDF-Bewerbungsmappe an Stelle von Buchstaben im Adobe Reader des Personalabteilungsmitarbeiters nur kleine Kästchen zu sehen sind.

Oder der Epfänger sieht an Stelle der PDF-Bewerbungsmappe nur eine Datei winmail.dat als Anhang. (siehe hierzu: FAQ zu Winmail.dat-Problemen (Dieser Hinweis ist noch nicht in meinem Artikel oben enthalten!))

Aber leider geht hier nichts ohne ein wenig Hintergrundinformation, weil man ohne diese Informationen nicht richtig verstehen kann, warum mit den, in obigem Artikel beschriebenen, Verfahren so kleine PDF-E-Mail-Bewerbungsmappen erzeugt werden können.

(Die Downloadzeit des obigen Artikels beträgt bei 1024 KBits/s etwa 56 s.)

Leseproben:

• Inhaltsverzeichnis (84 KB)
• Seiten 1 bis 8 (178 KB) (einschließlich Inhaltsverzeichnis)
• Kapitel: "Reduktion der Punktdichte eines Seitenscans auf 120 dpi mit IrfanView" Seiten 45 bis 55 (847 KB)

 
Hinweis für Benutzer von Analog- oder ISDN-Modem-Interneteinwahl:

Ein Download meines obigen Artikels ist wegen seiner Größe (5,7 MB) für Benutzer von Analog- oder ISDN-Modem-Interneteinwahl kaum zumutbar (Downloadzeit bei 56 KBit/s ca. 15 - 18 min., bei 38 KBit/s ca. 23 min.).

Im Kontaktbüro ist deshalb ab dem 24.07.2007 eine CD mit diesem Artikel und den darin benutzten Programmen IrfanView und FreePDF erhältlich (alles zusammen ca. 38 MB). Das Programm FreePDF ist in 2 Versionen enthalten, eine (FreePDF XP) für Windows XP, Windows 2000 und Windows Vista, die andere für ältere Windows Versionen, wie Windows 95, 98, ME und Windows NT. Das Programm IrfanView sollte in allen oben genannten Windows Versionen laufen.

Die CD kostet 1,00 EUR Schutzgebühr. Kein Versand per Post!!

 

Was hat sich in der neuen Ausgabe geändert ?

In die neue Version vom 16.07.2007 habe ich Korrekturvorschläge meiner Lektorin Helga Kornab eingearbeitet, außerdem neue Erkenntnisse zur Erzeugung von Scans mit optimierter Darstellung für Adobe Reader bei einem Zoomfaktor von 125 %. Des weiteren habe ich ein Kapitel über die optimale Formatierung von Bewerbungsfotos und, in einem zusätzlichen Anhang, Anregungen für die Gestaltung und Optimierung von Bewerbungsfotos aufgenommen.

 

Kurzform (ohne die Kapitel 'Ausführliche Beschreibungen (mit Bildern)')

Auf Wunsch mehrerer (erfahrener) Kollegen, denen der Artikel in Langform, aufgrund seines Umfanges (123 Seiten, waren ihnen zu abschreckend), zu kompliziert erschien, habe ich auch noch eine Kurzform herausgebracht. In der Kurzform fehlen nur die Kapitel 'Ausführliche Beschreibung (mit Bildern)' (siehe Inhaltsverzeichnis (84 KB)), sonst ist der Inhalt aber gleich der Langform.

• Scannen von Dokumenten, z.B. Zeugnissen, zum Versand per E-Mail, Kurzform (66 Seiten, Medium Qualtiy, 1,8 MB !)

Was ist z.B. erreichbar?

(Auszug aus obigem Artikel)

E-Mail-Bewerbungsmappe: PDF-Dokumentgrößen in Abhängigkeit von Scan-Dateieigenschaften

Das Basisdokument (in diesem Beispiel) besteht aus Anschreiben, Deckblatt und einem Lebenslauf von 2 Seiten.
Das Zeugnis besteht aus 4 Seiten (siehe auch unten).

 
Dateigrößen der Zeugnisseiten in verschiedenen Dateiformaten:

 

Lizenz

Der Artikel "Scannen von Dokumenten, z.B. Zeugnissen, zum Versand per E-Mail" unterliegt der Creative Commons Deed Lizenz.

Creative Common Deed ist eine Zusammenfassung des Lizenzvertrages Creative Commons Legal Code: Namensnennung — Nicht-kommerziell — Weitergabe unter gleichen Bedingungen 2.0 in allgemeiner verständlicher Sprache.

 

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